RUSYA İPLİK SANAL TİCARET HEYETİ PR HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

EK 1

İSTANBUL TEKSTİL VE KONFEKSİYON İHRACATÇI BİRLİKLERİ GENEL SEKRETERLİĞİ RUSYA İPLİK SANAL TİCARET HEYETİ PR HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

GENEL

Rusya İplik Sanal Ticaret Heyeti işi için teklifler alınacaktır.

İDARE: İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri İhracatçıları Birliği kısaca BİRLİK olarak anılacaktır ve İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği “İTKİB” olarak anılacaktır.

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

İŞİN KAPSAMI:

İTHİB tarafından iplik üreticisi Türk firmaların, Rus alıcı firmalar ile B2B ikili iş görüşmeleri gerçekleştirmesi planlanmaktadır. Heyet, 2573 Sayılı Pazara Girişte Dijital Faaliyetlerin Desteklenmesi Hakkındaki Karar Kapsamında gerçekleştirilecektir. Şartnamede belirtilmeyen Heyet gerekliliklerinde bu Tebliğde belirtilen hükümler geçerlidir. Heyet, 28-30 Haziran 2021 tarihlerinde gerçekleşecektir.

Bu heyette aşağıdaki kalemleri kapsayan PR hizmet alımları yapılması planlanmaktadır.

Heyet Öncesi Hazırlık Çalışmaları

Katılımcı Türk firmaları hakkında detaylı araştırma yapılması ve profil (koleksiyonuna, üretim tarzına ve müşteri portföyü vb.) değerlendirme notlarının hazırlanması,

İTHİB tarafından hazırlanan başvuru formlarından aldığı bilgileri derleyerek bir firma profil belgesinin oluşturulması, bilgilerin alıcılara dağıtılması ve alıcılardan katılım teyitlerinin alınması,
Her bir firma profiline uygun hedef firma/alıcıların tespit edilmesi ve firmaların hedef pazara uygunluğunun analiz edilmesi amacıyla Türk firmalarıyla birebir görüşmelerin (online veya offline) yapılması ve bu görüşmelerin İTHİB'e raporlanması,
Firma profillerine uygun nitelikli alıcı firma sayısının en az 10 olması
Etkinliğe en geç 10 iş günü kala İTHİB'e sunulması ve güncellemelerin her halükarda en geç etkinlikten 7 iş günü öncesine kadar sonlandırılması ve kesin listenin İTHİB ile paylaşılması,
Alıcı firmaların İTHİB ile paylaşılmasından sonra her bir firma/marka için İTHİB'den uygunluk onayı alınması ve etkinliğe sadece onay alınan alıcıların katılımlarının sağlanması,
B2B görüşmelerinin her firmaya özel randevu takviminin (yabancı alıcılar ile yerli katılımcıların gün ve saat bazında B2B görüşmeleri) hazırlanması ve etkinliğe en geç 10 iş günü kala İTHİB'in onayına sunulması, güncellemelerin her halükârda en geç etkinlikten 7 iş günü öncesine kadar sonlandırılması ve kesin listenin İTHİB ile paylaşılması,
Alıcıların ikili iş görüşmelerini yapılacağı ve İTHİB tarafından sağlanan platforma kayıt edilmesi (Zoom olması durumunda bu şart aranmaz.),
Faaliyetin yerinde koordinasyonunu yapmak üzere gerçekleştirilecek olası ön heyetlerde yapılacak iş birliği görüşmelerinin organize edilmesi beklenmektedir.

Heyet Süresince B2B Görüşmelerinin Koordinasyonu

İkili iş görüşmelerinin İTHİB'e etkinlik öncesinde sunulan ve onaylatılan takvim içerisinde verimli ve etkin bir şekilde gerçekleşmesinin sağlanması,
Planlanan görüşme programının uygulanması için tüm alıcıların görüşmelerinin anlık takibi ve koordinasyonu ve bunun için en az 2 kişinin aktif görevlendirilmesi,
İTHİB'in uzmanlarına talep doğrultusunda ikili iş görüşmelerine ilişkin anlık bilgi sağlanması,
Tüm İkili iş görüşmelerinin sonunda alıcılara İTHİB tarafından paylaşılacak “değerlendirme anketi” uygulanması beklenmektedir.

Etkinlik Sonrası Takip ve Değerlendirme

Tüm faaliyete ilişkin gözlem ve sonuçlar ve faaliyetin firmalarda sürdürülebilirliğinin sağlanması için yürütülebilecek tamamlayıcı önerilerin etkinlikten sonra en geç 5 gün içerisinde raporlanması beklenmektedir. Raporun kapsamı;

Faaliyete katılan alıcıların listesi ve profili,
Ön hazırlık çalışması kapsamında yapılan çalışmalar, kimlerle görüşmeler yapıldığı ve faaliyete ilişkin duyuru/tanıtım çalışmaları,
Gerçekleştirilen ikili iş görüşme sayısı ve görüşülen kişiler,
Etkinlik günü alıcılara düzenlenen değerlendirme anketi sonuçlarının analizi,
Gerçekleştirilen faaliyetin alıcı firmalarda yarattığı etki, elde edilen sonuçlar
Hizmet Sağlayıcının görüş ve önerileri yer verilmesi beklenmektedir.

LOJİSTİK VE ZAMANLAMA

Hizmetin Sağlanacağı Yer: PR firması tarafından sağlanacak Platform/Zoom üzerinde

Uygulama Tarihi: 28-30 Haziran 2021

İSTEKLİ işi bir başkasına devredemeyecektir.
Sunulacak tekliflerin içeriğinde aşağıdaki bilgi/belgelerin yer alması gerekmektedir;

Teklif Formu
Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
Yapılacak İşin Süresi ve Proje Planı
Güncel imza sirküleri
İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.

Amaç:

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri İhracatçıları Birliği tarafından amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

Teklif İçeriği:

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

Genel Şartlar:

Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
Teklifler 11/05/2021 tarihi en geç saat 15:30'a kadar kapalı zarf yolu ile iletilmelidir. Kapalı zarf yolu ile iletilen teklifler bu saate kadar İTKİB evrak kayıt biriminden kayıt altına alınmalıdır.
Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
Şartnamenin firma yetkilisi tarafından her sayfanın kaşelenip imzalanması. (Zorunlu belgedir)
Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili kişi: Salih Diner – salih.diner@itkib.org.tr – 0212 454 03 44

ÖDEME ŞARTLARI

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkânı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTHİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı BİRLİK'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

GENEL HÜKÜMLER:

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır.

İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. İSTEKLİ teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4. Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. İSTEKLİ firma tarafından avans istenmesi durumunda sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, taraflarca belirlenen avans tutarında teminat çekini veya mektubunu BİRLİK'E sunmakla yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, BİRLİK'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır. BİRLİK bu teminatın türünü ve niteliğini dilediği gibi tek taraflı olarak değiştirme ve gerekirse ek teminat talep etme hakkını haizdir.

6. Taraflar, şartname sonrası imzalanacak Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

7. BİRLİK, şartname sonrası imzalanacak sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, Hizmet Veren'in kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile Hizmet Veren'e yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür.

8. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

9. Hizmetin İSTEKLİ tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İSTEKLİ, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz. Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİNİN, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır. Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİLER ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİLER,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİLER bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

DEVİR VE TEMLİK

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, BİRLİK Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİLERE yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİLER, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİLER, BİRLİK'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

Firma	Teklif (Rakam ile KDV Hariç)	Teklif (Yazı ile KDV Hariç)